SURAT KEPUTUSAN
[KETUA/PENGURUS NAMA MASJID/LEMBAGA]
Nomor: [Nomor SK]
TENTANG
PEMBENTUKAN PANITIA PELAKSANA
PERINGATAN ISRA MI'RAJ NABI MUHAMMAD SAW 1448 H
[NAMA MASJID/SEKOLAH/TPQ/LEMBAGA/GAMPONG]
BISMILLAHIRRAHMANIRRAHIM
[JABATAN YANG MENGELUARKAN SK]
Menimbang:
a. bahwa Isra Mi'raj Nabi Muhammad SAW merupakan peristiwa penting dalam sejarah Islam yang perlu diperingati sebagai momentum untuk meningkatkan keimanan dan ketakwaan kepada Allah SWT;
b. bahwa dalam rangka menyelenggarakan kegiatan Peringatan Isra Mi'raj Nabi Muhammad SAW 1448 H secara tertib, terarah, dan bertanggung jawab, perlu dibentuk kepanitiaan;
c. bahwa berdasarkan hasil musyawarah [pengurus/jamaah/dewan guru/komite] pada tanggal [tanggal], dipandang perlu menetapkan susunan Panitia Pelaksana Peringatan Isra Mi'raj Nabi Muhammad SAW 1448 H;
d. bahwa nama-nama yang tercantum dalam lampiran Surat Keputusan ini dipandang mampu dan memenuhi syarat untuk melaksanakan tugas tersebut.
Mengingat:
Al-Qur'an dan Sunnah Rasulullah SAW;
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga [Nama Lembaga, jika ada];
Program kerja [Nama Masjid/Lembaga/Sekolah];
Hasil musyawarah [Nama Lembaga/Pengurus] tanggal [tanggal].
MEMUTUSKAN
Menetapkan:
KESATU: Membentuk Panitia Pelaksana Peringatan Isra Mi'raj Nabi Muhammad SAW 1448 H sebagaimana tercantum dalam lampiran Surat Keputusan ini.
KEDUA: Panitia sebagaimana dimaksud pada diktum KESATU bertugas mempersiapkan, melaksanakan, mengoordinasikan, dan mempertanggungjawabkan seluruh rangkaian kegiatan Peringatan Isra Mi'raj Nabi Muhammad SAW 1448 H.
KETIGA: Dalam melaksanakan tugasnya, panitia bertanggung jawab kepada [Ketua Pengurus/Kepala Sekolah/Pimpinan Lembaga].
KEEMPAT: Panitia wajib melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab, amanah, transparan, tertib, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
KELIMA: Panitia menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan dan laporan pertanggungjawaban keuangan setelah seluruh rangkaian kegiatan selesai dilaksanakan.
KEENAM: Segala biaya yang timbul akibat pelaksanaan keputusan ini dibebankan kepada anggaran kegiatan dan/atau sumber dana lain yang sah dan tidak mengikat.
KETUJUH: Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan selesainya seluruh tugas kepanitiaan.
KEDELAPAN: Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di: [Kota/Kabupaten]
Pada tanggal: [Tanggal] [Bulan] [Tahun]
[JABATAN PENERBIT SK]
Materai Rp10.000
[NAMA LENGKAP]
LAMPIRAN I
SURAT KEPUTUSAN [NAMA LEMBAGA]
Nomor: [Nomor SK]
Tanggal: [Tanggal]
SUSUNAN PANITIA PELAKSANA
PERINGATAN ISRA MI'RAJ NABI MUHAMMAD SAW 1448 H
A. PELINDUNG
[Nama/Jabatan]
B. PENANGGUNG JAWAB
[Nama/Jabatan]
C. PEMBINA
[Nama/Jabatan]
D. KETUA PANITIA
[Nama]
E. WAKIL KETUA
[Nama]
F. SEKRETARIS
[Nama]
G. WAKIL SEKRETARIS
[Nama]
H. BENDAHARA
[Nama]
I. WAKIL BENDAHARA
[Nama]
J. SEKSI-SEKSI
1. Seksi Acara
[Nama]
[Nama]
[Nama]
2. Seksi Humas dan Undangan
[Nama]
[Nama]
[Nama]
3. Seksi Perlengkapan
[Nama]
[Nama]
[Nama]
4. Seksi Konsumsi
[Nama]
[Nama]
[Nama]
5. Seksi Dokumentasi dan Publikasi
[Nama]
[Nama]
[Nama]
6. Seksi Keamanan dan Ketertiban
[Nama]
[Nama]
[Nama]
7. Seksi Kebersihan
[Nama]
[Nama]
[Nama]
8. Seksi Dana/Donasi
[Nama]
[Nama]
[Nama]
9. Seksi Registrasi/Penerima Tamu
[Nama]
[Nama]
[Nama]
10. Seksi Dekorasi
[Nama]
[Nama]
[Nama]
LAMPIRAN II
JOB DESCRIPTION PANITIA
1. PELINDUNG
Pelindung bertugas:
Memberikan perlindungan dan dukungan terhadap pelaksanaan kegiatan.
Memberikan arahan umum apabila diperlukan.
Memberikan dukungan moral dan kelembagaan kepada panitia.
Membantu menyelesaikan persoalan yang memerlukan keputusan tingkat kelembagaan.
2. PENANGGUNG JAWAB
Penanggung jawab bertugas:
Bertanggung jawab secara umum terhadap pelaksanaan kegiatan.
Memberikan arahan kepada ketua dan panitia.
Memberikan persetujuan terhadap keputusan penting panitia.
Memastikan kegiatan berjalan sesuai tujuan yang telah ditetapkan.
Menerima laporan pelaksanaan dan laporan pertanggungjawaban panitia.
3. PEMBINA
Pembina bertugas:
Memberikan pembinaan dan arahan kepada panitia.
Memberikan masukan terkait konsep dan pelaksanaan kegiatan.
Membantu panitia apabila menghadapi kendala.
Menjaga agar kegiatan tetap sesuai dengan tujuan keagamaan dan kelembagaan.
4. KETUA PANITIA
Ketua merupakan koordinator utama seluruh kepanitiaan.
Tugas Ketua:
Memimpin seluruh panitia.
Menyusun dan mengarahkan rencana kerja.
Membagi tugas kepada masing-masing seksi.
Mengkoordinasikan seluruh seksi.
Memimpin rapat panitia.
Mengambil keputusan operasional berdasarkan hasil musyawarah.
Memastikan seluruh persiapan berjalan sesuai jadwal.
Berkoordinasi dengan pengurus, penceramah, tokoh masyarakat, dan pihak terkait.
Mengawasi pelaksanaan kegiatan pada hari H.
Bertanggung jawab atas keberhasilan kegiatan.
Mengkoordinasikan evaluasi setelah kegiatan.
Bersama sekretaris dan bendahara menyusun LPJ.
5. WAKIL KETUA
Tugas Wakil Ketua:
Membantu Ketua dalam menjalankan tugas.
Menggantikan Ketua apabila berhalangan.
Membantu mengkoordinasikan seksi-seksi.
Memantau perkembangan persiapan setiap seksi.
Membantu menyelesaikan kendala teknis.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua.
6. SEKRETARIS
Sekretaris bertugas mengelola seluruh administrasi kegiatan.
Tugas:
Membuat surat keputusan kepanitiaan.
Membuat surat undangan.
Membuat surat permohonan bantuan/dana.
Membuat surat tugas atau surat pemberitahuan jika diperlukan.
Menyiapkan proposal kegiatan.
Membuat notulen rapat.
Menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar.
Menyusun daftar administrasi panitia.
Membantu membuat jadwal kegiatan.
Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan.
Membantu menyusun LPJ bersama Ketua dan Bendahara.
Menyimpan seluruh dokumen kegiatan.
7. WAKIL SEKRETARIS
Tugas:
Membantu Sekretaris.
Menyiapkan dokumen administrasi.
Membantu membuat surat dan daftar administrasi.
Membantu pencatatan hasil rapat.
Menggantikan Sekretaris apabila berhalangan.
Membantu pengarsipan dokumen.
8. BENDAHARA
Bendahara bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan kegiatan.
Tugas:
Menyusun rencana anggaran biaya bersama panitia.
Mencatat seluruh pemasukan.
Mencatat seluruh pengeluaran.
Menyimpan bukti transaksi.
Mengeluarkan dana berdasarkan kebutuhan yang telah disetujui.
Menyusun rekapitulasi keuangan.
Menjaga transparansi penggunaan dana.
Membuat laporan keuangan kegiatan.
Menghitung saldo akhir.
Menyerahkan laporan keuangan sebagai bagian dari LPJ.
9. WAKIL BENDAHARA
Tugas:
Membantu Bendahara mengelola administrasi keuangan.
Membantu mencatat pemasukan dan pengeluaran.
Membantu menyiapkan bukti transaksi.
Membantu membuat rekapitulasi keuangan.
Menggantikan Bendahara apabila berhalangan.
10. SEKSI ACARA
Seksi Acara bertanggung jawab terhadap seluruh rangkaian acara.
Tugas:
Menyusun konsep acara.
Menyusun susunan acara.
Menentukan kebutuhan teknis acara.
Berkoordinasi dengan pembawa acara/MC.
Berkoordinasi dengan pembaca Al-Qur'an.
Berkoordinasi dengan petugas doa dan shalawat.
Berkoordinasi dengan penceramah.
Menyiapkan rundown.
Memastikan setiap petugas mengetahui jadwalnya.
Mengatur alur acara pada hari H.
Mengantisipasi perubahan acara.
Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan acara.
11. SEKSI HUMAS DAN UNDANGAN
Tugas:
Menyusun daftar tamu undangan.
Membuat dan menyebarkan undangan.
Menghubungi tokoh agama dan tokoh masyarakat.
Menghubungi pihak pemerintah/lembaga apabila diperlukan.
Menghubungi penceramah dan tamu khusus.
Menjalin komunikasi dengan pihak eksternal.
Memastikan tamu undangan menerima informasi kegiatan.
Menjadi penghubung antara panitia dan pihak luar.
12. SEKSI PERLENGKAPAN
Tugas:
Mendata seluruh kebutuhan perlengkapan.
Menyiapkan kursi dan meja.
Menyiapkan podium.
Menyiapkan karpet/tikar apabila diperlukan.
Menyiapkan perlengkapan acara.
Menyiapkan kabel dan kebutuhan teknis.
Berkoordinasi dengan penyedia sound system.
Memastikan perlengkapan tersedia sebelum acara dimulai.
Mengatur pemasangan dan pembongkaran perlengkapan.
Mengembalikan perlengkapan setelah kegiatan selesai.
13. SEKSI KONSUMSI
Tugas:
Menghitung kebutuhan konsumsi.
Menentukan jenis konsumsi bersama panitia.
Memesan makanan dan minuman.
Mengatur distribusi konsumsi.
Menyiapkan konsumsi untuk penceramah dan tamu khusus.
Menyiapkan konsumsi panitia.
Memastikan jumlah konsumsi sesuai jumlah peserta.
Menjaga kebersihan dan keamanan makanan.
Mengatur pembagian konsumsi setelah acara.
14. SEKSI DOKUMENTASI DAN PUBLIKASI
Tugas:
Mendokumentasikan seluruh rangkaian kegiatan.
Mengambil foto kegiatan.
Mengambil video kegiatan.
Mendokumentasikan momen penting.
Membuat dokumentasi khusus untuk laporan kegiatan.
Menyiapkan materi publikasi.
Membuat poster atau materi informasi apabila diperlukan.
Menyimpan file dokumentasi dengan rapi.
Menyerahkan dokumentasi kepada Sekretaris untuk arsip.
Menyiapkan foto untuk LPJ.
15. SEKSI KEAMANAN DAN KETERTIBAN
Tugas:
Menjaga keamanan selama kegiatan.
Mengatur ketertiban peserta.
Mengatur arus keluar-masuk peserta.
Mengatur parkir kendaraan apabila diperlukan.
Membantu mengarahkan tamu.
Mengantisipasi gangguan selama kegiatan.
Berkoordinasi dengan pihak keamanan setempat jika diperlukan.
Menjaga ketertiban hingga kegiatan selesai.
16. SEKSI KEBERSIHAN
Tugas:
Membersihkan lokasi sebelum kegiatan.
Menyiapkan tempat sampah.
Menjaga kebersihan selama kegiatan.
Membersihkan lokasi setelah kegiatan.
Mengatur pembuangan sampah.
Memastikan toilet dan fasilitas umum dalam kondisi bersih.
Mengembalikan lokasi kegiatan seperti kondisi semula.
17. SEKSI DANA/DONASI
Tugas:
Membantu mencari sumber pendanaan kegiatan.
Menghubungi calon donatur.
Menyampaikan proposal kepada calon donatur.
Mencatat setiap penerimaan dana.
Menyerahkan dana kepada Bendahara.
Menjaga komunikasi dengan donatur.
Menyampaikan ucapan terima kasih kepada donatur.
Membantu membuat daftar donatur sebagai bagian dari administrasi kegiatan.
18. SEKSI REGISTRASI/PENERIMA TAMU
Tugas:
Menyiapkan meja penerimaan tamu.
Menyediakan daftar hadir.
Menyambut tamu undangan.
Mengarahkan tamu ke tempat yang telah disediakan.
Mencatat kehadiran tamu penting.
Menyiapkan tanda pengenal apabila diperlukan.
Membantu memberikan informasi kepada peserta.
19. SEKSI DEKORASI
Tugas:
Menentukan konsep dekorasi.
Menyiapkan backdrop/spanduk.
Menata panggung atau tempat utama.
Menata meja dan kursi sesuai kebutuhan.
Menyiapkan ornamen pendukung.
Memastikan dekorasi tidak mengganggu jalannya kegiatan.
Membongkar dan merapikan dekorasi setelah kegiatan.
LAMPIRAN III
KETENTUAN KERJA PANITIA
Untuk memastikan kegiatan berjalan efektif, seluruh panitia diharapkan:
Melaksanakan tugas dengan amanah dan penuh tanggung jawab.
Mengutamakan kerja sama dan musyawarah.
Hadir dalam rapat panitia sesuai jadwal.
Melaporkan perkembangan tugas kepada Ketua.
Menggunakan dana sesuai kebutuhan kegiatan.
Menyimpan seluruh bukti transaksi.
Menjaga nama baik lembaga dan panitia.
Menjaga komunikasi yang baik antaranggota.
Menyelesaikan tugas sesuai batas waktu.
Membantu seksi lain apabila diperlukan.
LAMPIRAN IV
FORMAT DAFTAR HADIR PANITIA
| No. | Nama | Jabatan/Seksi | No. HP | Tanda Tangan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ketua | |||
| 2 | Wakil Ketua | |||
| 3 | Sekretaris | |||
| 4 | Bendahara | |||
| 5 | Acara | |||
| 6 | Humas | |||
| 7 | Perlengkapan | |||
| 8 | Konsumsi | |||
| 9 | Dokumentasi | |||
| 10 | Keamanan |
PENUTUP
Demikian Surat Keputusan Pembentukan Panitia Pelaksana Peringatan Isra Mi'raj Nabi Muhammad SAW 1448 H ini dibuat untuk menjadi pedoman bagi seluruh panitia dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
Diharapkan seluruh anggota panitia dapat menjalankan amanah dengan sebaik-baiknya, menjunjung tinggi kerja sama, serta senantiasa mengedepankan keikhlasan dan tanggung jawab dalam menyukseskan kegiatan.
Semoga seluruh rangkaian kegiatan mendapatkan kemudahan, keberkahan, dan ridha dari Allah SWT.
[Kota], [Tanggal]
[JABATAN PENERBIT SK]
[NAMA LENGKAP]
